Preguntas Frecuentes

CIISO puede transformar la operación de su empresa de limpieza a través de múltiples beneficios:

• Mayor eficiencia operativa: Automatiza procesos manuales y reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas.
• Control preciso del personal: Verifica la asistencia y ubicación de sus operarios en tiempo real mediante geolocalización.
• Mejora en la calidad del servicio: Implementa estándares verificables con evidencia fotográfica del antes y después de cada servicio.
• Reducción de costos operativos: Optimiza rutas, asignaciones y uso de recursos para maximizar la productividad.
• Mayor satisfacción del cliente: Ofrece transparencia, comunicación ágil y evidencia de calidad en cada servicio.
• Toma de decisiones basada en datos: Genera informes detallados sobre productividad, calidad y rentabilidad de cada cliente y servicio.

Sí, CIISO está diseñado para adaptarse a empresas de limpieza de todos los tamaños, desde pequeños emprendimientos hasta grandes corporaciones con cientos de empleados.

Ofrecemos diferentes planes que se ajustan a las necesidades específicas de cada segmento:

• Plan Emprendedor: Ideal para empresas con pocos clientes, que están comenzando o en fase de crecimiento inicial.
• Plan Profesional: Perfecto para empresas medianas con hasta 50 clientes y múltiples operarios.
• Plan Empresarial: Diseñado para grandes empresas con operaciones complejas, múltiples ubicaciones y necesidades de personalización.

Todos nuestros planes incluyen funcionalidades esenciales como control de asistencia, asignación de tareas y verificación fotográfica. La diferencia radica en límites de uso, nivel de personalización y opciones de soporte.

CIISO está diseñado para ser extremadamente intuitivo y fácil de usar, incluso para personas con habilidades tecnológicas limitadas. La aplicación móvil para operarios tiene una interfaz simplificada con botones grandes y flujos de trabajo claros que requieren mínima capacitación.

Además, ofrecemos recursos de capacitación completos:

• Sesiones de entrenamiento virtual para administradores y supervisores
• Videotutoriales paso a paso para todas las funcionalidades
• Guías visuales descargables para operarios
• Módulo de práctica dentro de la aplicación

La mayoría de los operarios aprenden a usar las funciones básicas de la aplicación móvil en menos de 30 minutos. Para administradores y supervisores, recomendamos una capacitación inicial de aproximadamente 2 horas para dominar todas las funcionalidades de la plataforma web.

La aplicación móvil de CIISO incluye un modo sin conexión que permite a los operarios:

• Registrar entradas y salidas
• Ver sus tareas asignadas para el día
• Marcar tareas como completadas
• Tomar fotografías de evidencia
• Registrar incidencias

Toda esta información se almacena localmente en el dispositivo y se sincroniza automáticamente con los servidores de CIISO cuando se restablece la conexión a internet.

La plataforma web, utilizada por administradores y supervisores, requiere conexión a internet para funcionar correctamente, ya que proporciona datos en tiempo real y funcionalidades más avanzadas.

Sí, puede actualizar o cambiar su plan en cualquier momento. Al actualizar a un plan superior, se aplicará un prorrateo y solo pagará la diferencia por el tiempo restante de su suscripción actual.

Si desea cambiar a un plan inferior, el cambio se hará efectivo al finalizar su período de facturación actual. No ofrecemos reembolsos parciales por cambios a planes inferiores en medio de un ciclo de facturación.

El proceso de cambio de plan se realiza desde el panel de administración, en la sección "Facturación y Suscripción", o contactando a nuestro equipo de soporte.

Importante: Al cambiar entre planes, todos sus datos y configuraciones se conservarán intactos.

No exigimos contratos de permanencia a largo plazo. Nuestros planes funcionan de la siguiente manera:

• Plan Emprendedor: Suscripción mensual que puede cancelar en cualquier momento.
• Plan Profesional y Empresarial: Facturación anual con renovación automática, pero puede cancelar en cualquier momento para evitar la renovación automática.

Si cancela un plan anual antes de su finalización, podrá seguir utilizando el servicio hasta el final del período pagado, pero no se realizan reembolsos por cancelaciones anticipadas.

Para clientes empresariales con necesidades específicas, ofrecemos contratos personalizados que pueden incluir términos diferentes. Contacte a nuestro equipo comercial para más información.

Sí, CIISO ofrece un programa especial para organizaciones sin fines de lucro legalmente constituidas. Las organizaciones calificadas pueden recibir:

• 25% de descuento en cualquiera de nuestros planes
• Capacitación adicional sin costo
• Soporte prioritario

Para aplicar a este programa, debe proporcionar documentación que acredite su estatus de organización sin fines de lucro y una breve descripción de cómo CIISO ayudará a su misión.

Contacte a nuestro equipo comercial en ventas@elguarda.com.co para iniciar el proceso de solicitud.

CIISO permite configurar diferentes roles y permisos para adaptar el acceso de cada miembro de su equipo según sus responsabilidades. Los roles predefinidos incluyen:

• Administrador: Acceso completo a todas las funcionalidades, incluyendo configuración, facturación y gestión de usuarios.
• Supervisor: Puede gestionar operarios, asignar tareas, ver reportes y resolver incidencias, pero no tiene acceso a configuraciones avanzadas o información financiera.
• Jefe de Área: Similar al supervisor pero limitado a las áreas o clientes específicos asignados.
• Operario: Acceso solo a la aplicación móvil para ver sus tareas, registrar asistencia y reportar incidencias.
• Cliente: Acceso a un portal específico donde puede ver el progreso de sus servicios, hacer solicitudes y revisar reportes.

Además, en los planes Profesional y Empresarial, puede crear roles personalizados con permisos específicos para cada módulo y función del sistema. Esto permite una granularidad precisa para adaptarse a su estructura organizacional.

Para configurar roles y permisos, acceda a "Configuración > Usuarios y Roles" desde el panel de administración.

Sí, CIISO ofrece amplias opciones de personalización para informes y reportes:

• Informes predefinidos: Incluimos más de 20 informes estándar que cubren las necesidades más comunes (asistencia, productividad, calidad, etc.).
• Filtros dinámicos: Todos los informes pueden filtrarse por fechas, clientes, operarios, ubicaciones y más parámetros.
• Exportación flexible: Exporte sus informes en múltiples formatos (PDF, Excel, CSV) para facilitar su análisis o presentación.
• Programación de envíos: Configure el envío automático de informes por correo electrónico a destinatarios específicos con la frecuencia deseada.

En los planes Profesional y Empresarial también puede:

• Crear informes personalizados con el constructor visual de informes
• Diseñar dashboards personalizados con gráficos interactivos
• Integrar sus propios KPIs y métricas específicas
• Añadir su logotipo e identidad corporativa a todos los informes

Para necesidades muy específicas, nuestro equipo de soporte puede ayudarle a crear informes personalizados adaptados exactamente a sus requisitos.

El sistema de registro de asistencia con geolocalización de CIISO permite verificar que los operarios se encuentran físicamente en el lugar asignado cuando marcan su entrada y salida:

1. Configuración previa: Los administradores definen las ubicaciones de trabajo (clientes) con sus coordenadas GPS y un radio de tolerancia (ajustable de 50 a 500 metros).
2. Registro de entrada: Cuando el operario llega al sitio, abre la app y marca su entrada. La aplicación captura su ubicación GPS actual.
3. Verificación automática: El sistema compara la ubicación del operario con las coordenadas del lugar asignado.
4. Validación: Si el operario está dentro del radio establecido, se registra la entrada normalmente. Si está fuera, se registra con una alerta para supervisores.
5. Registro de salida: El mismo proceso se repite al finalizar la jornada o al cambiar de ubicación.

Características adicionales:

• Opción de captura de selfie para verificación adicional
• Registro de intentos fallidos fuera de zona
• Modo sin conexión que almacena las coordenadas aunque no haya internet
• Alertas inmediatas a supervisores sobre discrepancias

Nota: Para utilizar esta función, los operarios deben tener activado el GPS de su dispositivo y otorgar los permisos de ubicación a la aplicación.

La verificación fotográfica permite documentar visualmente la calidad de los servicios realizados, comparando el estado antes y después de la limpieza:

1. Configuración inicial: Los administradores pueden definir qué tareas requieren verificación fotográfica y si se necesitan fotos de "antes", "después" o ambas.
2. Inicio del servicio: Al comenzar una tarea, el operario toma fotografías del área antes de la limpieza desde los ángulos requeridos.
3. Finalización del servicio: Al terminar, toma fotografías del mismo espacio desde ángulos similares para mostrar el resultado.
4. Metadatos automáticos: Cada fotografía se etiqueta automáticamente con información de fecha, hora, ubicación GPS, operario y tarea.
5. Almacenamiento seguro: Las imágenes se envían a los servidores de CIISO y se asocian al registro del servicio correspondiente.

Características adicionales:

• Opción de añadir anotaciones o comentarios a cada foto
• Comparación lado a lado de imágenes de antes/después
• Almacenamiento temporal en el dispositivo si no hay conexión
• Compresión inteligente de imágenes para optimizar el uso de datos
• Posibilidad de enviar automáticamente las fotos a los clientes

Las fotografías están disponibles para visualización en la plataforma web, se pueden incluir en reportes y exportar cuando sea necesario.

CIISO facilita la migración desde otros sistemas o archivos con un proceso de importación estructurado:

1. Plantillas predefinidas: Proporcionamos plantillas en Excel para cada tipo de datos (clientes, operarios, tareas, etc.).
2. Validación previa: Antes de la importación definitiva, el sistema verifica los datos buscando inconsistencias o errores.
3. Importación guiada: Un asistente le guía durante todo el proceso, permitiendo mapear campos y verificar la correspondencia.
4. Importación por lotes: Para grandes volúmenes de datos, se realiza la importación por lotes para garantizar la integridad.
5. Verificación post-importación: El sistema genera un reporte detallado del resultado, incluyendo registros importados y posibles advertencias.

Tipos de datos que se pueden importar:

• Información de clientes y sedes
• Datos de personal y organigrama
• Catálogo de servicios y tareas
• Programación de servicios recurrentes
• Inventario de productos y equipos
• Histórico de servicios realizados

Para grandes migraciones o datos complejos, ofrecemos asistencia personalizada por parte de nuestro equipo técnico, que puede realizar la importación por usted (incluido sin costo adicional en planes Profesional y Empresarial).

Formatos soportados para importación: Excel (.xlsx, .xls), CSV, XML, JSON.

CIISO ofrece un programa de capacitación completo para garantizar que todos los usuarios puedan aprovechar al máximo la plataforma:

Para administradores y supervisores:

• Sesión de configuración inicial: 2 horas de capacitación virtual con un especialista para la puesta en marcha.
• Curso básico en línea: 6 módulos que cubren todas las funcionalidades esenciales.
• Sesiones avanzadas: Capacitación específica para módulos complejos como programación, informes y análisis.

Para operarios:

• Video tutorial introductorio: Guía rápida de 15 minutos sobre el uso básico de la app móvil.
• Guía PDF ilustrada: Manual paso a paso que puede imprimirse y distribuirse.
• Modo de práctica: Entorno seguro dentro de la app para familiarizarse con las funciones sin afectar datos reales.

Recursos adicionales:

• Webinars mensuales sobre mejores prácticas y funcionalidades nuevas
• Biblioteca de videos tutoriales segmentados por tema
• Preguntas frecuentes específicas para cada rol de usuario
• Guías de referencia rápida descargables

Los planes Profesional y Empresarial incluyen horas de capacitación adicional que pueden utilizarse según necesidades específicas: capacitación para nuevos empleados, actualización en nuevas funcionalidades, o entrenamiento avanzado.